Fire trender innen forretningsreiser

Etter noen usikre år ser forretningsreisemarkedet endelig ut til å være tilbake. Det er økning i såkalte uadministrerte forretningsreiser (der ansatte får frihet til å bestille for seg selv, men har mindre bedriftsovervåking og støtte), dette skaper nye muligheter for tekniske løsninger. Administrerte forretningsreiser (der sentraliserte bedriftssystemer brukes til bestilling, godkjenning og sparing) gjennomgår en omfattende digital transformasjon. Grensene mellom forretnings- og fritidsreiser fortsetter å viskes ut.

Forretningsreiser er tilbake

World Travel & Tourism Council anslår den globale verdien av forretningsreiser i 2024 til rundt 1,5 billioner dollar. Det er opp med mer enn 6 prosent sammenlignet med 2019. Til sammenligning er 1,5 billioner dollar omtrent tilsvarende BNP i Spania eller Mexico.

I USA anslås totalverdien for 2024 til $472 milliarder, som er 13,4 prosent foran 2019. Vi bør merke oss at disse tallene ikke er justert for inflasjon, som har vært betydelig. Likevel er dette anslag som bør gi optimisme fremover.

Hvorfor er forretningsreiser på vei opp igjen? Teknologiselskapet Calendly, som lager programvare som hjelper til med å automatisere bestilling av bedriftsmøter, spurte nylig 1200 bedriftsledere – på tvers av avdelinger, bransjer, generasjoner, bedriftsstørrelser og regioner – og fant at bemerkelsesverdig nok sa 81 prosent av de spurte at flere møter ville hjelpe dem på en eller annen måte. Folk har funnet ut at det ikke er noe som kan erstatte møter ansikt-til-ansikt med ledere og kolleger.

I følge Global Meetings and Events Forecast for 2025, fra American Express Global Business Travel (Amex GBT), forventer 66 prosent av møteplanleggerne at møteutgiftene vil vokse fremover. Møtebransjefolk forventer også at flertallet av møtene i 2025 vil være personlige, med et ekstra antall møter som gir en hybrid blanding av virtuelle og personlige møter. Tilsammen tegner disse tallene et positivt bilde av momentum på forretningsreiser.

Uadministrerte reiser gir nye muligheter

Uadministrerte reiser – der ansatte håndterer sine egne bestillinger – får ikke alltid den oppmerksomheten de fortjener, men gir mye rom for verdiskaping, gitt den betydelige mengden forretningsreiser det dreier seg om.

Dette gjelder som oftest mindre bedrifter, som kanskje ikke vil inngå kontrakt for en administrert reisetjeneste, men likevel ønsker noen av fordelene. Verktøy som prøver å gi mer struktur for uadministrerte forretningsreiser – eller kan legge til nyttige tjenester rundt disse – er spesielt spennende. For eksempel kan integrering av en online bestillingsplattform, utgiftsstyringsprogramvare og en reisedatafangsttjeneste bidra til å forbedre et selskaps innsyn i sine ansattes reiser og utgifter. Og nye kunstig intelligens-drevne reisebyråroboter kan fjerne søk, bestilling og kalender fra ansatte – samtidig som de tilbyr åpenhet som lar arbeidsgivere se "logikken" bak robotenes valg.

Administrerte reiser i digital transformasjon

Fire teknologiske fremskritt omformer administrerte forretningsreiser. Det første fremskrittet er KI-drevne bookingverktøy. Her er et eksempel som illustrerer hvilke typer problemer disse verktøyene kan løse:

Ansatte som blir bemannet på et prosjekt utenbys vil noen ganger bestille flyreiser på forhånd, men vil vente til siste sekund med å bestille hotell. Noen gjør dette i et forsøk på å maksimere lojalitetspoeng, mens noen ønsker å se hvor resten av teamet deres planlegger å bo før de bestiller. Dette kan være greit hvis det er rikelig hotelltilgjengelighet der de skal. Men tilgjengeligheten i mange markeder blir strammere og strammere. Nye KI-drevne verktøy som blir styrt, gjør en mye bedre jobb med å styre ansatte til å bestille overnatting samtidig som de bestiller flyreiser. Disse verktøyene kan også lede ansatte til å bo på overnattingssteder som bedriften har avtale med, og det blir lettere å se hvilke hoteller som faktisk holder prisløftene (i stedet for regelmessig å bryte avtaler når høy etterspørsel fra andre gjester øker markedsprisene for rom).

En annen trend er direkte foliofakturering, som eliminerer ansattes håndtering av betalinger, ved å la hoteller belaste selskaper direkte. Dette kan gi bedriftsreiseledere sanntidskontroll og synlighet over hotellutgifter. Det kan også lette global skatteinnkreving, redusere administrative overheads, forbedre revisjoner og gi bedre innsikt i tilfeldige utgifter. Bransjen har så langt slitt med å implementere direkte foliofakturering i stor skala på grunn av kostnadene og kompleksiteten ved å integrere den med eksisterende reiseadministrasjons- og økonomisystemer.

Den tredje trenden er kontinuerlig prisovervåking, som automatisk skanner og sammenligner hotellrompriser, for å sikre at bedriftens ansatte mottar riktige priser for reisebestillinger, basert på markedsforhold og fremforhandlede kontrakter. Dette kan bidra til å møte den pågående trenden med store gap mellom fremforhandlede og oppnådde priser.

Den fjerde trenden gjelder småmøteteknologi. Team i selskaper som jobber utenfor hovedkvarteret, eller har en blanding av eksterne og personlige arbeidsplasser, trenger og ønsker fortsatt å komme sammen. Økningen i mindre møter (som vi her definerer som møter med ni til 20 personer), krever en annen tilnærming til både plass og fakturering. Ulike tjenester forsøker å bygge bro over dette gapet, men de sliter ofte, på grunn av deres manglende evne til å integrere med eksisterende bedriftsreisestyringssystemer – noe som skaper en fragmentert bestillings- og utgiftsprosess, som hindrer bedrifter i å effektivt administrere sine totale reise- og møteutgifter.

Grensene mellom jobb og fritid blir stadig mer uklare

Det er en undergruppe av forretningsreisende som gjerne tilbringer enda mer tid på reise, og drar fordel av økt fleksibilitet rundt fjernarbeid. Disse forretningsreisende liker å forlenge oppholdet på destinasjoner, og veksle mellom fridager og arbeidsdager. De leter ofte etter "mer enn et hotell" for å imøtekomme et lengre opphold. Som et resultat kan overnattingssteder for lengre opphold bli stadig viktigere komponenter i forretningsreiser.

Det er viktig å huske, selv om det er åpenbart, at forretningsreisende har identiteter utenfor jobben. Mange av de samme elementene som kan inspirere og gi dem energi når de deltar på fritidsreiser, kan også forbedre forretningsreisene deres. Ideelt sett bør en forretningsreiseprofil ha en 360-graders oversikt over en gjests preferanser og adferd (sammen med lojalitetsstatus). Bransjen bør forsøke å forholde seg til hele mennesket – med henvisning til hver enkelts personlige reisehistorie, ikke bare en bestemt reise – når de designer verktøy for å komme med, for eksempel, tilbud og opplevelser på hotellet.